Budget di un evento: come definirlo quando si organizza un evento aziendale

Quando si organizza un evento aziendale è estremamente importante definire anche il budget dell’evento in modo da capire subito i margini del suo costo e quanto siamo disposti a spendere.
Gli eventi aziendali, si sa, possono richiedere ingenti somme di denaro, questo è certo, ma ciò non significa che un evento ben riuscito debba essere necessariamente costoso.
Per realizzare un convegno o una cerimonia aziendale di successo, la cosa più importante è partire dallo studio del proprio budget dell’evento. Ma come fare? Ecco di seguito qualche consiglio per partire con il piede giusto.

1. Budget evento: fate un calcolo generale entrate/uscite

Per prima cosa, è assolutamente essenziale capire a quanto ammontano le vostre entrate ed eventualmente se è possibile coprire le uscite aziendali. Attraverso il supporto di diverse agenzie di organizzazione eventi, chiedete qualche informazione qua e là per quanto concerne l’allestimento della manifestazione, la scelta della location e così via. Insomma, si tratta di una sorta di studio generale per sapere quanto vi verrebbe a costare il tutto prima di partire con l’effettiva preparazione.

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2. Budget evento: definite cosa vi serve e dividetelo in categorie

Per organizzare un evento, sicuramente avrete bisogno di allestimenti, catering, trasporti, location e così via. Ebbene, dividete in categorie ogni elemento del vostro evento, in modo da avere ben chiaro di cosa avete bisogno per realizzarlo. Per ogni elemento, definite il budget che siete disposti a spendere ed eventuali spese. Per farla breve, suddividete le vostre spese per categorie essenziali e per sottocategorie eventuali, al fine di comprendere cosa davvero non può mancare alla vostra manifestazione e cosa è in fin dei conti solo superfluo per voi.

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3. Budget evento: considerate sempre le spese extra

Dopo aver definito il vostro budget dell’evento, non dimenticate mai di considerare anche eventuali spese extra per gli imprevisti. Può accadere, infatti, che l’illuminazione non funzioni o che un allestimento necessiti di ulteriore manutenzione. Ebbene, con le spese extra, anche se minime, potreste comunque riuscire a fronteggiare eventuali problemi o disagi. A quanto dovrebbero ammontare queste spese? Almeno ad un 15% in più del vostro budget per poter stare un po’ più tranquilli.

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30th Agosto 2018

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