Come organizzare un evento aziendale efficace

Scopri sfruttare al meglio il tuo evento aziendale

organizzare un evento aziendale

Un evento aziendale può rivelarsi una soluzione di marketing davvero efficace e che si articola su più livelli al fine di accrescere autorevolezza, appeal ed efficacia comunicativa di un brand di qualsiasi genere e settore. Concretizzare un evento brand, d’altra parte, non è semplice né dal punto di vista organizzativo in senso stretto né dal punto di vista della sua ideazione concettuale. Ecco alcune semplici linee guida da tenere in considerazione.

Focalizzarsi sull’obiettivo

Mettiamo subito in chiaro una cosa: l’evento aziendale è uno strumento di marketing, non un fine. Prima di entrare nell’ottica di investire tempo e denaro nell’organizzazione di un momento di realtà d’impresa è bene avere in mente in modo ben definito il motivo per cui avete deciso di investire nell’organizzazione. L’allestimento di eventi può essere finalizzato a rinsaldare il rapporto con i collaboratori, a dialogare con i propri utenti, a fidelizzare i contatti o può essere orientato a scopi interni quali la trasmissione dei valori aziendali ai dipendenti o il rafforzamento del team building. L’importante è sapere cosa volete ottenere e adattare l’evento in relazione all’obiettivo.

Rispettare l’identità aziendale

Un evento aziendale è, prima di ogni altra cosa, un riflesso del marchio, estensione dello spirito e dei valori d’impresa, manifestazione e concretizzazione della brand image e di tutto ciò che essa sottende. L’iniziativa, che sia ludica, informativa, agonistica, deve essere percepita come parte integrante dell’azienda, affine al suo codice e al suo modo di presentarsi all’esterno.

Pianificare, delegare, investire

Tutto inizia da una pianificazione dettagliata. Strutturare un piano organizzativo puntuale è il primo, fondamentale passo per assicurarsi una gestione analitica di ogni aspetto. Le linee guida devono includere una stima delle risorse necessarie, dei tempi di gestione e delineare in modo dettagliato un piano di spesa che tenga conto del budget a disposizione.

Organizzare un evento richiede una serie di competenze e di attitudini, per tale motivo è necessario delegare, affidandosi a collaboratori adatti e assegnando compiti in relazione alle specifiche abilità. C’è da curare l’aspetto normativo, quello economico, i rapporti con la stampa, amministrare gli inviti istituzionali, curare i contenuti, il discorso creativo e quello logistico. Nessuno potrebbe farcela da solo.

Cosa predisporre

A prescindere dalla tipologia di evento che abbiate in mente, ci sono alcuni tipi di valutazione che sono comuni a ogni occasione. Una volta stabilita la tipologia di evento – una cena, uno show, un evento sportivo, una tavola rotonda, ecc. – è bene stimare in modo dettagliato il numero di invitati. In relazione ad esso, occorre individuare una location che offra le necessarie rassicurazioni in termini di spazi e di attrezzature e, allo stesso tempo, che sia anche evocativa e in qualche modo simbolica.

La conduzione della serata deve essere schematizzata, il team di lavoro deve essere messo in condizioni di esprimersi al meglio, in relax e al riparo dal rischio di improvvisare per tamponare imperdonabili lacune organizzative. Anche orario e giorno dell’evento devono essere selezionati con cura maniacale, assicurandosi di non sovrapporsi ad altre occasioni o ricorrenze.

L’evento continua anche il giorno dopo

A conclusione dell’evento inizia tutto un altro tipo di lavoro, che verte sulla comunicazione in tutte le sue forme: ora occorre dare visibilità all’iniziativa, altrimenti cosa la fate a fare! L’attività di divulgazione deve essere curata coinvolgendo il più possibile i media, sfruttando canali tradizionali e piattaforme del web. I mezzi istituzionali sono la prima fonte di divulgazione, ma non è sufficiente! Dai giornalisti agli invitati, tutti devono essere coinvolti nel processo, attraverso social media, blog, forum ma anche carta stampata, tv e qualunque mezzo in grado di ampliare la portata della notizia. Alla fine, potrete trarre le vostre conclusioni e stabilire se ne è valsa la pena: se la risposta è no, avete sbagliato qualcosa.

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