Ufficio stampa: i 7 errori più comuni e come evitarli 

Scopri come evitare gli errori più comuni in un comunicato stampa

L’ufficio stampa è un importante strumento di marketing in qualsiasi settore e può avere un impatto significativo sulla reputazione dell’azienda o del prodotto promosso.
Tuttavia nella gestione, pianificazione e comunicazione di un ufficio stampa, gli errori possono essere facilmente commessi.
Vediamo allora quali sono i 7 errori più comuni che vengono perpetrati in un ufficio stampa e come evitarli, per raggiungere il massimo successo con la propria strategia di comunicazione. 

Importanza dell’ufficio stampa per la comunicazione di un’azienda

L’ufficio stampa svolge un ruolo fondamentale nel processo di comunicazione aziendale, poiché si occupa della diffusione dei contenuti e delle informazioni che l’azienda decide di condividere con il pubblico.

Quando si tratta di comunicare in modo efficace e di creare una solida rete di interconnessioni tra l’azienda e i propri utenti, è fondamentale avere un valido ufficio stampa, come per altro ne troviamo esempi tra i qualificati press office Milano città, che si occupano in primo luogo di una comunicazione aziendale ben programmata e mirata. Questo prezioso strumento si interessa di creare un flusso regolare di contenuti, rilasciati al pubblico attraverso i canali appropriati, e di fornire il supporto necessario, per aiutare l’azienda a gestire eventuali problemi di comunicazione che possano verificarsi lungo la strada.
Infine, dal momento che l’affidabilità del contenuto dipende direttamente dalla credibilità di chi lo pubblica, il compito del press office sarà anche quello di assicurare che le persone responsabili della comunicazione abbiano le competenze adeguate per gestire informazioni e notizie. L’ufficio stampa ha pertanto un ruolo cruciale nella creazione di contenuti informativi chiari ed efficaci, curando le informazioni trasmesse in modo che siano veritiere ed esaustive; promuovendo un dialogo costruttivo tra l’azienda e le sue fasce di utenti, avendo come obiettivo finale la creazione di valore

 

1. Non avere un piano editoriale e non pianificare le comunicazioni nel breve, medio e lungo periodo

Molte organizzazioni e aziende (talvolta – e inspiegabilmente – anche alcune grandi) commettono spesso l’errore di non avere un piano editoriale o una strategia di comunicazione ben definita, e commettono quindi l’errore di non pianificare le loro comunicazioni nel breve, medio e lungo periodo.
Senza una strategia chiara, le storie possono essere pubblicate senza alcuna logica dietro; le campagne di comunicazione possono essere frammentate, casuali e mancare di obiettivi precisi; si rischia di lanciare messaggi distorti all’esterno dell’organizzazione, si crea confusione tra i destinatari.
Un piano editoriale è quindi fondamentale per creare una strategia efficace a raggiungere i obiettivi di branding o promozionali e la relativa pianificazione delle comunicazioni deve prevedere una visione a lungo termine, senza tralasciare i dettagli di quelle informazioni comunque immediate.

Per creare un piano editoriale efficace, è necessario definire gli obiettivi da raggiungere, identificare il target a cui rivolgersi, stabilire i tempi e gli strumenti da utilizzare, pianificare i contenuti e monitorare gli effetti prodotti.
Una campagna ben pianificata parte quindi da un’analisi approfondita del mercato e dall’identificazione delle dinamiche esistenti.
Seguire attentamente tutti questi passaggi permetterà di creare una strategia efficace che complessivamente soddisfi gli obiettivi di comunicazione, e assicuri che le informazioni siano veicolate in modo corretto in modo per raggiungere il target.
Senza questo tipo di programmazione accurata, le organizzazioni possono facilmente fallire nella loro diffusione delle informazioni, non raggiungendo così l’obiettivo prefissato.
Un buon piano editoriale consente inoltre di monitorare l’efficacia del lavoro nel tempo,guardando a cosa ha funzionato e cosa no, dando così linee guida per fare meglio la volta successiva.

2. Scrivere comunicati stampa noiosi

Scrivere comunicati stampa noiosi è uno dei maggiori errori commessi dagli addetti all’ufficio stampa. La maggior parte delle persone non è infatti interessata a leggere messaggi, tanto più se monotoni; e anche se si tratta di un argomento importante, non leggeranno più di quanto sarebbe strettamente necessario.
La soluzione migliore è quella di rendere il testo più accattivante, in modo da catturare l’attenzione dei lettori, e per farlo, è possibile includere informazioni utili, fatti interessanti e (in alcuni casi) citazioni divertenti.
Inoltre è bene assicurarsi che il contenuto sia organizzato in modo da risultare facile da leggere.
No anche ai comunicati stampa troppo lunghi, che possono scoraggiare anche i più ben intenzionati.
Meglio andare all’essenziale, includendo solo l’informazione pertinente e messaggi brevi e scorrevoli, focalizzati sull’argomento trattato senza digressioni inutili. E no anche all’uso di un vocabolario complicato, che può causare confusione nell’utente finale.
Optare per un tono semplice e informale ma professionale è sempre la strategia giusta.

3. Concentrarsi solo sulle grandi testate

Spesso si corre il rischio di voler dialogare solo con grandi testate, ma tante volte è invece più proficuo, per una strategia di comunicazione aziendale, concentrarsi invece su pubblicazioni di nicchia.
Gli editori importanti spesso non prestano attenzione a queste pubblicazioni specifiche.
Se da un lato va ragionata la collaborazione con grandi testate, e per le quali risulta necessaria una preparazione di contenuti più strategica, dall’altro lato è più fruttuoso davvero selezionare solo quelle testate (piccole, medie e grandi) che possono portare realmente al raggiungimento degli obiettivi aziendali.  Concentrarsi su editori notevoli e importanti darà certamente l’opportunità di raggiungere un numero maggiore di persone e di espandere così la rete, considerata la copertura spesso internazionale oltre che nazionale di talune fonti.
Un altro grande vantaggio delle grandi testate è che i loro standard editoriali sono normalmente molto più elevati e rappresentano fonti attendibili rispetto alle pubblicazioni minori o locali.
Ciononostante però puntare solo su queste potrebbe rappresentare un errore. Meglio valutare un giusto equilibrio di fonti, in grado di dare al brand visibilità, attendibilità ma anche raggiungibilità di target realmente interessati.

4. Sottovalutare l’importanza delle relazioni pubbliche

Sottovalutare l’importanza delle relazioni pubbliche è uno degli errori più comuni che possono essere commessi, quando si parla di ufficio stampa. C’è un assunto diffuso, in base al quale le relazioni pubbliche possano essere qualcosa di superfluo e non aggiungono molto alla manovra di marketing aziendale.
Invece, proprio le relazioni pubbliche sono un ottimo modo per ottenere riconoscimenti e raggiungere un pubblico più ampio.
Tra gli obiettivi principali di una buona campagna di relazioni pubbliche troviamo di fatto: aumentare la consapevolezza del marchio, controllare e gestire la narrativa di un brand, modificare l’impressione dell’azienda in modo positivo, creare nuovi interessati e far sì che l’azienda abbia l’opportunità di partecipare ad importanti conferenze, eventi ed esposizioni.
Ci sono diverse azioni che si possono intraprendere per raggiungere questi obiettivi, come costruire relazioni strategiche con i giornalisti, organizzare eventi, per intercettare l’attenzione della stampa e fornire informazioni chiave sull’azienda in modo che queste vengano condivise efficacemente. La reputazione che una azienda ottiene dalle pubbliche relazioni è vitale alla sua crescita ed è fondamentale a mantenere un simile rapporto con l’opinione pubblica. 

5. Rivolgersi a tutti i media senza un target preciso

Chi è il target dell’azienda? Chi sono gli interessati e gli stakeholders? Senza dubbio una delle caratteristiche principali di un’efficace campagna di ufficio stampa è sapere con chi si sta parlando. Quando un target non è identificato con precisione, i risultati possono essere piuttosto insoddisfacenti.
Questo significa che rivolgersi a tutti i media, senza un target preciso può diventare una piaga per le aziende, specialmente quando ci sono risorse limitate, tempo e denaro.
L’invio indiscriminato di comunicati senza un target preciso è legato al fallimento della trasmissione dei messaggi giusti al pubblico corretto e proprio per questo spesso ci si ritrova ad essere bersaglio di materiale che non è pertinente rispetto a interessi o obiettivi.
Questo può portare a messaggi errati, pubblicità mancata e soprattutto all’alienazione dell’azienda da parte del pubblico cui si rivolge e la perdita  del messaggio, confuso tra le migliaia di notizie che arrivano da decine di e decine di fonti, con un considerevole danno all’immagine generale del brand.

6. Scrivere per sé stessi: gli uffici stampa devono essere sì persuasivi, ma oggettivi

L’errore più comune che gli uffici stampa possono commettere quando cercano di scrivere per sé stessi è quello di trascurare l’importanza di una comunicazione obiettiva ed equilibrata.
Sebbene sia importante che gli uffici stampa siano persuasivi, devono sempre evitare di manipolare le informazioni o di presentare i fatti in modo fuorviante. In questo senso, gli uffici stampa devono sempre mantenere un equilibrio tra il racconto coinvolgente di una storia e la presentazione di dati e informazioni oggettive e veritiere.
L’obiettivo principale è infatti quello di creare e mantenere una buona reputazione per l’azienda, ma questa reputazione deve essere costruita sulla base di informazioni accurate e oneste.
Gli uffici stampa che si concentrano troppo sull’aspetto persuasivo della loro comunicazione rischiano di perdere credibilità e di danneggiare la reputazione dell’azienda. 

7. Non misurare l’efficacia della propria strategia da ufficio stampa

Molte organizzazioni commettono l’errore di non misurare l’efficacia della propria strategia di comunicazione, e questo perché ritengono che monitorare la quantità e la qualità delle notizie stampate sia sufficiente per valutare il livello di successo raggiunto.
Non è affatto così! C’è molto di più da considerare, quando si tratta di stampa.
La cura e lo sviluppo dei contatti con i giornalisti, l’ascolto del feedback dei lettori e calcolare le visite sul sito web sono tra le principali attività da considerare, quando si valuta la portata dell’attività di un ufficio stampa. Quando si tratta di misurare l’efficacia del proprio operato da ufficio stampa, è importante valutare la consapevolezza dei pubblici di settore nei confronti del brand, dei suoi prodotti e servizi.
Questo può aiutare a identificare eventuali lacune nella strategia e fornire indicazioni su come svilupparla ulteriormente. Strumenti come sondaggi, questionari o interviste possono essere utili per avere un’idea più chiara delle percezioni degli altri rispetto al marchio o al progetto. Infine ricerche quantitative su numero di accessi al sito web, o di lettori ad una contenuto, il calcolo del ROI possono fornire interessanti metriche per valutare il successo (o meno) di una campagna di comunicazione svolta attraverso un ufficio stampa incaricato.

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