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Come scegliere la location di un evento: cosa sapere

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Una delle componenti fondamentali per la buona riuscita di un evento è certamente il posto in cui esso viene organizzato. Scegliere la location di un evento non è così semplice: occorre valutare diversi aspetti e non trascurare alcun fattore logistico e tecnico, altrimenti si rischia di andare incontro a imprevisti e difficoltà potenzialmente dannosi, non solo per l’evento in sé, ma persino per l’immagine di chi lo organizza. Ecco 5 consigli fondamentali su come scegliere la location ideale per un evento.

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Questione di spazio

Ovviamente, quando si considera la location ideale per organizzare un evento, prima di tutto occorre chiedersi di quanto spazio abbiamo bisogno. Non solo bisogna considerare gli spazi utili per gestire l’intero evento, ma è anche fondamentale stimare quanta gente sarà presente. Dunque, oltre all’area disponibile, va studiata anche la morfologia del locale: uno spettacolo performativo, una meeting formativo o un party sono tre tipi di eventi che, ad esempio, presentano esigenze di gestione degli spazi dissimili. Avrete bisogno di un’area utile ad accogliere il pubblico? In questo caso, servirà un posto con un atrio, un cortiletto, ecc. Insomma, la scelta della location parte dall’organizzazione degli spazi.

Cosa occorre tecnicamente?

Un’altra valutazione di tipo logistico che va fatta assolutamente per tempo è quella inerente gli aspetti tecnici. Un evento può richiedere ad esempio l’utilizzo di strumentazioni per l’amplificazione, un generatore di corrente adatto alle esigenze, una rete Wi-Fi. E non solo, gli aspetti tecnici devono riguardare anche valutazioni come il numero di sedie che andrà collocato, l’eventuale presenza di tavoli. E poi: è prevista la somministrazione di bevande e/o alimenti? In quel caso occorre valutare se occorra utilizzare frigoriferi, freezer, forni o altro. Insomma: la location deve essere funzionale e rispondere a tutte le esigenze dell’organizzatore.

L’occhio vuole la sua parte

Al di là dell’aspetto tecnico-logistico, un evento deve anche essere in grado di “rubare l’occhio”. La location deve così esaltare le specificità dell’evento e permettere che esso si svolga in modo vincente. Chiaramente, la location deve essere coerente con l’evento posto in essere: per un meeting aziendale di tipo formale, ad esempio, ci si aspetta un ambiente distinto, di classe, professionale. Per una serata danzante, invece, sarà più appropriata una location suggestiva, che ispiri divertimento e relax.

Accessibilità: quanto conta?

L’ideale è scegliere una location per eventi facilmente accessibile. Spesso, però, ciò non è possibile, soprattutto se si opta per sedi particolarmente ampie o immerse nel verde, le quali sono usualmente collocate fuori città. In quei casi, è bene rendere il raggiungimento quanto più agevole possibile, dando tutte le informazioni utili e rendendole facilmente reperibili. Inoltre, nei pressi del locale occorre porre in evidenza la strada che conduce verso la sede selezionata, utilizzando ad esempio delle luminarie.

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Budget

Ultimo, ma non ultimo: ovviamente, la scelta della location deve fare i conti con il budget. Nel valutare questo aspetto, occorre fare attenzione: non bisogna considerare solo il noleggio del posto, ma anche le apparecchiature incluse nell’affitto. Una location che, ad esempio, include nel servizio anche la strumentazione tecnica permetterà di abbattere i costi perché renderà non necessario contattare un service. Insomma, l’importante è avere le idee chiare su ciò che occorre prima di iniziare a vagliare le alternative e poi chiedere quanti più preventivi possibile, in modo da scegliere tra un ventaglio ampio di alternative.

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17th Settembre 2021

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