Convention Bureau: Cosa Sono e a Cosa Servono

In breve.  Un convention bureau è un’organizzazione, spesso senza scopo di lucro, che promuove una città o un territorio come destinazione per congressi ed eventi e aiuta gli organizzatori a trovare location e fornitori locali. In genere offre un servizio di orientamento gratuito, ma non organizza l’evento: mette in contatto chi organizza con chi opera sul territorio. È una figura diversa da un’agenzia di eventi, che invece progetta e realizza l’evento. Qui trovi cosa sono i convention bureau, a cosa servono e come si distinguono da agenzia e DMC.

Chi organizza congressi ed eventi prima o poi incontra il termine convention bureau, spesso senza sapere esattamente di cosa si tratti. Non è un’agenzia, non è un fornitore, eppure ha un ruolo preciso nel mondo degli eventi. Capire cosa sono e a cosa servono i convention bureau aiuta a usarli nel modo giusto e a non confonderli con chi, invece, l’evento lo realizza davvero

Questa guida spiega cosa sono i convention bureau, quali funzioni svolgono e in cosa si distinguono da un’agenzia di eventi e da una DMC. È pensata per aziende e professionisti che organizzano eventi e vogliono capire a chi rivolgersi per cosa.

Cosa sono i convention bureau

Un convention bureau è un’organizzazione che promuove una città, una regione o un territorio come destinazione per congressi, meeting ed eventi. Il suo scopo principale è attrarre eventi in quella destinazione, portando sul territorio i benefici economici che ne derivano, dagli hotel ai trasporti ai fornitori locali.

I convention bureau sono in genere enti senza scopo di lucro o consorzi, spesso legati a istituzioni pubbliche, camere di commercio o associazioni di operatori del turismo e degli eventi. Non lavorano per un singolo cliente, ma per la destinazione nel suo insieme: il loro “prodotto” è la città o il territorio come luogo dove tenere un evento. Questo li rende una figura particolare, diversa sia da un fornitore sia da un’agenzia.

A cosa servono i convention bureau

I convention bureau servono ad aiutare chi organizza un evento a scegliere e a orientarsi in una destinazione. Il loro supporto è pensato soprattutto per i grandi eventi e i congressi che possono scegliere tra più città. Le funzioni tipiche di un convention bureau sono queste:

• Offrire un primo matchmaking. Mettono in contatto l’organizzatore con gli operatori del territorio.
• Promuovere la destinazione. Presentano la città come sede ideale per congressi ed eventi, verso associazioni e organizzatori.
• Orientare tra location e fornitori. Forniscono informazioni su spazi, hotel e servizi locali, in modo neutrale.
• Supportare la candidatura di eventi. Aiutano a portare in città congressi internazionali, coordinando la proposta della destinazione.

Il punto chiave è che un convention bureau, di norma, offre questo orientamento in modo gratuito, perché il suo obiettivo è portare l’evento in città, non vendere un servizio. Proprio per questo, però, un convention bureau non progetta né gestisce l’evento: si ferma all’orientamento e al collegamento con il territorio.

Convention bureau, agenzia di eventi e DMC: le differenze

Convention bureau, agenzia di eventi e DMC sono tre figure diverse che spesso vengono confuse, ma svolgono compiti distinti. Distinguerle è essenziale per capire a chi rivolgersi:

• Convention bureau. Promuove la destinazione e orienta tra le opzioni locali, in modo neutrale e gratuito. Non organizza l’evento.
• Agenzia di eventi. Progetta e realizza l’evento per conto del cliente, dal concept alla gestione della giornata. Lavora per l’organizzatore, non per la destinazione.
• DMC (Destination Management Company). Opera su una destinazione specifica gestendo la logistica sul territorio (trasporti, servizi, attività), spesso per conto di agenzie o aziende esterne.

La differenza pratica è semplice. Il convention bureau ti dice perché e dove tenere l’evento in una certa città; l’organizzazione di eventi aziendali a Milano da parte di un’agenzia riguarda invece come costruire e realizzare l’evento nel concreto. Le due cose non si escludono: un grande congresso può appoggiarsi al convention bureau per la destinazione e a un’agenzia per la realizzazione.

Come si inserisce il convention bureau nel settore MICE

Il convention bureau è uno degli attori del settore MICE, cioè dell’industria degli eventi aziendali e del turismo d’affari. Si colloca a monte del processo, nella fase in cui si sceglie dove tenere l’evento, prima ancora di progettarlo.

Nel percorso di un grande evento, il convention bureau interviene quando l’organizzatore sta valutando in quale città portare un congresso o una convention. Una volta scelta la destinazione, entrano in gioco le agenzie e i fornitori che realizzano l’evento. Capire questo ordine aiuta a inquadrare il ruolo di ciascuno: per approfondire il quadro completo è utile la guida sul settore MICE, di cui il convention bureau è una delle figure.

Convention bureau o agenzia: chi fa cosa

Convention bureau e agenzia rispondono a due bisogni diversi, ed è normale usarli in momenti diversi dello stesso progetto. Sapere chi fa cosa evita di aspettarsi da uno ciò che offre l’altro.

Ti rivolgi a un convention bureau quando devi scegliere in quale città tenere un grande evento e vuoi un orientamento neutrale sulla destinazione. Ti rivolgi a un’agenzia quando la destinazione è già decisa e devi progettare e realizzare l’evento: concept, location, allestimenti, programma, logistica. Per la maggior parte delle aziende che organizzano eventi a Milano, la destinazione è già data, quindi il partner operativo è l’agenzia. Nei nostri progetti gestiamo l’evento nel concreto, come nel caso dell’Asia Retail Conference per Texere Advisors, dove abbiamo curato organizzazione, comunicazione e ufficio stampa, o quando si tratta di organizzare una convention aziendale a Milano dalla prima idea alla giornata.

Domande frequenti

Cosa sono i convention bureau? I convention bureau sono organizzazioni, spesso senza scopo di lucro, che promuovono una città o un territorio come destinazione per congressi ed eventi. Aiutano gli organizzatori a orientarsi tra location e fornitori locali, ma non organizzano l’evento.

A cosa serve un convention bureau? Un convention bureau serve a promuovere una destinazione per gli eventi e a orientare chi organizza tra le opzioni locali, in modo neutrale e in genere gratuito. Supporta anche la candidatura di grandi congressi internazionali verso una città.

Che differenza c’è tra convention bureau e agenzia di eventi? Un convention bureau promuove la destinazione e offre orientamento, senza organizzare l’evento. Un’agenzia di eventi progetta e realizza l’evento per conto del cliente. Il convention bureau lavora per la città, l’agenzia lavora per l’organizzatore.

Il convention bureau organizza l’evento? No, in genere un convention bureau non organizza l’evento. Il suo ruolo si ferma alla promozione della destinazione e all’orientamento tra location e fornitori locali. La progettazione e la gestione dell’evento spettano all’agenzia di eventi.

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