L’importanza di organizzare correttamente un evento

Tempistiche, location e testimonial o influencer fanno la differenza

Negli ultimi tre anni tutto è cambiato, anche se talvolta si fa fatica ad ammetterlo. Certamente ci ha sorpresi questa rivoluzione che la pandemia da Covid-19 ha portato non soltanto nel privato, ma anche nel mondo del lavoro. Gli eventi, ad esempio, sono uno di quegli elementi che ha subito una vera e propria scossa.

Ci troviamo in un momento in cui le cose sembrano tornare al proprio posto, come dei pezzi di un grande puzzle che ancora non riusciamo a completare. Perché non partire allora dal comprendere cosa serve oggi per poter organizzare il giusto evento? Cosa è cambiato, cosa è rimasto uguale a prima e cosa invece può ancora essere utile?

Eventi on-line o in presenza?

La pandemia da Covid-19 ha cambiato le carte in tavola di tantissime cose, ed in tantissimi campi nel mondo del lavoro. Abituati a vivere gli eventi in presenza, dai più comuni eventi familiari (feste di laurea, matrimoni, battesimi, compleanni) fino a quelli di grande costituzione e non soltanto a livello nazionale, ma ovviamente a livello internazionale.

Per fare un esempio, il mondo della moda italiano (e non solo) si è dovuto adattare, nel corso della pandemia e delle restrizioni che ha comportato, e si è trovato a ideare una nuova vita per le sfilate della fashion week. Come? Tramite gli eventi on-line.

Molte sfilate sono state trasmesse tramite dirette sui social media o su altre piattaforme, specialmente durante i periodi di lockdown, dove non era possibile organizzare eventi in presenza. La possibilità di svolgere eventi on-line ha portato ad una nuova modalità di rapportarsi col pubblico, anche se in alcuni casi un evento in streaming non è fattibile (es. le inaugurazioni di locali, ristoranti o anche negozi).

Ora che le cose stanno tornando verso una normalità pre-pandemica, è giusto chiedersi se qualcosa sia cambiato, se sia necessario tornare ad organizzare gli eventi come prima o se può esserci una fusione o cambiare completamente rotta.

L’importanza delle tempistiche

Quanto tempo serve per organizzare un evento? Non c’è una regola assoluta, ovviamente ogni evento necessita di tempistiche precise per poter essere organizzato. Attenzione, questo vale anche per gli eventi on-line: è necessario organizzare il tutto per tempo, nonostante per certi versi le tempistiche potrebbero ridursi drasticamente, non bisogna comunque sottovalutare il fattore tempo.

Una cosa è certa: più grande è l’evento, più tempo sarà impiegato nella programmazione. Talvolta, ad esempio, ci sono eventi di spessore e interesse internazionale che necessitano anche un intero anno di preparazione, specialmente se necessario includere degli sponsor.

Per un’azienda, ad esempio, è importante programmare eventi aziendali che rafforzano il rapporto tra dipendenti ed azienda. Andare a creare anche degli eventi per il team building è importante e da non sottovalutare, soprattutto per quelle aziende il cui lavoro è basato sul lavoro in team. È importante, per tutti gli eventi ma in particolare con quelli aziendali, non prendere l’organizzazione alla leggera e non classificarla come “una semplice cena” o “una semplice festa“: è importante valutare ogni dettaglio, per questo è fondamentale affidarsi a chi si occupa di eventi, come un’agenzia di eventi.

Quando l’influencer può fare la differenza

Durante la pandemia si è registrata un’impennata degli influencer marketing: grazie al lavoro svolto dai digital pr, molte aziende hanno collaborato con influencer e, specialmente, con i micro-influencer che hanno dimostrato di avere un engagement più alto (rispetto a quelli con alto numero di followers) ed un rapporto più forte e sincero con la propria community.

Anche prima della pandemia gli influencer venivano invitati agli eventi, perché la loro presenza era importante tanto quanto quella di attori, cantanti o sportivi, ma spesso tutti si chiedono perché? Per la loro capacità di comunicare con un pubblico vasto e, soprattutto, quello che per l’azienda potrebbe essere un potenziale nuovo cliente. È importante, però, scegliere l’influencer giusto, più affine alla brand identity e ai valori dell’azienda e, soprattutto, chi ha un rapporto sincero coi propri followers e un engagement sano e forte.

Organizzare un evento può certamente risultare impegnativo, specialmente per chi non è del settore e può non comprendere appieno le dinamiche e il lavoro che c’è alle spalle. Ci sono tantissime variabili ed elementi da tenere in considerazione, ed in questo periodo post-pandemia è importante valorizzare al meglio un ritorno agli eventi in presenza. La scelta più adatta, infatti, sta nel rivolgersi ad esperti del settore, come una agenzia di eventi che saprà aiutarvi nell’organizzare l’evento perfetto per le vostre necessità.  

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