Da infodemia a informazione: il ruolo cruciale dell’ufficio stampa

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Basta guardarsi intorno per vedere come oggi stiamo vivendo appieno immersi nella più devastante infodemia subentrata ad una promessa, quella di un accesso senza precedenti al sapere umano, che ha sì reso possibile una fruizione maggiore di contenuti, ma di contro ha determinato una iperproduzione di informazioni, una mescolanza disordinata di verità, tutte da verificare e da non prendere necessariamente per buone. Il termine di infodemia è per l’appunto un “derivato”, dall’unione delle parole “informazione” e “epidemia“, e descrive proprio il fenomeno della sovrabbondanza di informazioni, un flusso ininterrotto e incontrollato di dati che pervade ogni aspetto della nostra vita, specialmente quella digitale.

L’infodemia è un torrente impetuoso che trascina con sé una mescolanza disordinata di verità, mezza verità e pura disinformazione. Come un fiume in piena “la disinformazione” può riguardare anche contenuti che riguardano parecchie aziende, sommergendole completamente, con il rischio, tutt’altro che trascurabile, di fornire elementi distorti e informazioni poco attendibili e fuorvianti, se non addirittura  per nulla valorizzanti  nei confronti di un brand. Tante sono le fake news fruite da utilizzatori digitali evoluti che scandagliano la rete e i Social Media nell’intento di raccogliere contenuti e informazioni in perfetta autonomia. Di tutto questo quotidianamente ne fanno i conti parecchi uffici stampa della grandi città e le press office Milano che con costante impegno e grande professionalità cercano di fare chiarezza nel caos dell’infodemia, ponendosi come alternative di valore non solo in qualità di attendibili canali di comunicazione verso l’esterno, ma anche come strumenti per filtrare, organizzare e verificare le informazioni che circondano il brand, proteggendo la reputazione, l’integrità e l’immagine autentica di una azienda, e strutturando i contenuti che la riguardano in un quadro coerente e veritiero. 

L’impatto dell’infodemia: quando troppo diventa troppo poco

Oggi l’accesso alle informazioni è particolarmente facile. Internet, social media, e-mail, applicazioni di messaggistica istantanea: tutte queste piattaforme sono diventate autentici veicoli di un flusso inarrestabile di dati. Ma cosa succede quando queste informazioni diventano troppo numerose, troppo contraddittorie, troppo invasive?
Per le aziende questo può essere un autentico problema, un banco di nebbia, in quanto può rendere difficile per i consumatori distinguere le informazioni reali e affidabili da quelle false o ingannevoli. Il brand, così, può diventare vittima di disinformazione, oltre a subire conseguenti danni alla sua reputazione e fiducia da parte del pubblico. D’altro canto, l’infodemia può rendere più complessa anche la comunicazione interna all’azienda che, dovendo gestire una marea di dati, e-mail, rapporti e informazioni quotidianamente, potrebbe perdere di vista l’obiettivo principale, sprecare tempo prezioso in attività di selezione e verifica delle informazioni, rischiando di perdere opportunità importanti e ricevere freni alle opportunità di crescita e guadagno.

L’ufficio stampa per avere un orientamento reale all’interno della infodemia

In un contesto di sovraffollamento semantico e segnifo, una modalità per “venire fuori” dalla pandemia informativa è, per un’azienda, quella di rivolgersi ad un ufficio stampa, ovverosia quel team di professionisti della comunicazione che lavora come un ponte tra un brand o un’organizzazione e il mondo esterno e che in maniera puntuale e contestualizzata riesce a gestire le relazioni con i media, curare l’immagine pubblica, preparare e diffondere comunicati stampa, organizzare conferenze ed eventi, rispondere alle domande dei giornalisti. In poche parole, l’ufficio stampa è il custode del messaggio dell’azienda.
Ma il ruolo dell’ufficio stampa non si limita a questo, in quanto, la sua attività preponderante risiede nella sua capacità di “fare chiarezza” sui percorsi e sulla veridicità del senso e dei contenuti che riguardano un’azienda.

Un buon ufficio stampa sa come selezionare i dati rilevanti, verificare le fonti, strutturare i messaggi in modo chiaro e comprensibile e può, inoltre, avere la capacità di prevedere le tendenze informative, di capire quali notizie potrebbero diventare virali, quali potrebbero danneggiare il brand, quali potrebbero offrire opportunità. L’ufficio stampa lavora in stretta collaborazione con i media e questo significa veicolare le informazioni attraverso canali affidabili, garantendo che il messaggio dell’azienda arrivi al pubblico in modo preciso e tempestivo. Se si creano ottime media relations, tutto può contribuire a formare un’immagine positiva del brand, costruendo una sua narrazione coerente, basata su fatti reali e verificabili, e fortemente coinvolgente per il proprio pubblico target. E in un mondo in cui la reputazione può essere distrutta in un rapido e semplice clic, curare la propria immagine è una necessità, non certamente un lusso.

Metodi e strategie dell’ufficio stampa che funziona

Ciò che differenzia un ufficio stampa da un altro è indubbiamente “l’equipaggiamento” di strumenti metodologici e strategie avanzate per navigare efficacemente. Questo non si riduce semplicemente alla diffusione di comunicati stampa o alla risposta alle richieste dei media, ma a beneficiare di tecniche e competenze che mirano a far emergere la voce di un’azienda nel caos informativo. Una delle modalità funzionali e strategiche adottate dall’ufficio stampa è quella della selezione e validazione delle informazioni, un processo che implica un’accurata ricerca e un’analisi di dati, nonché la verifica di ogni singolo dettaglio prima di divulgare una qualsiasi informazione, se attendibile e accurata.

Un’altra strategia è la costruzione di relazioni solide e reciprocamente vantaggiose con i media e se si pensa quanto possano pesare credibilità e influenza dei giornalisti o i nomi di talune testate si comprende bene quanto questo diventi parte di una realtà più grande. Un ufficio stampa deve necessariamente sottendere alla creazione delle relazioni con il pubblico target, innescando abilmente una politica emozionale in grado di creare tutte le premesse per rendere quel brano ricco di appeal e pertanto altamente attrattivo e coinvolgente, suscitando fiducia e “affidamento”. Solo così sarà possibile mettere le basi per una relazione duratura e leale che costruisca un patto di fiducia reciproco tra un’azienda e i suoi fruitori. Ma se vale il concetto di “chi ben semina, ben raccoglie”, un ufficio stampa deve anche poter avere un atteggiamento proattivo, prevedendo e gestendo possibili eventi o episodi di crisi per la comunicazione. Una modalità interventista classica è quella di includere la creazione di piani di gestione delle crisi, l’addestramento del personale per rispondere in modo efficace alle crisi e il monitoraggio costante del paesaggio dei media per individuare e mitigare rapidamente qualsiasi potenziale minaccia.
Chiaramente però non esistono “strategie o modalità” generali o generalizzate e le stesse non è detto che vadano bene per sempre, ma devono essere adattate e personalizzate a seconda del contesto, del settore e dei valori specifici dell’azienda. Ciò richiede una conoscenza approfondita dell’ambiente aziendale e delle dinamiche del settore, oltre a un impegno costante per l’apprendimento e l’aggiornamento..

Il futuro dell’ufficio stampa nell’era dell’infodemia

Con la continua evoluzione dei media digitali e la costante proliferazione di informazioni facilmente gestibili anche da parte dei navigatori della rete, tra cui gli stessi consumatori di un brand, l’ufficio stampa diventerà sempre più fulcro di soluzioni e di una informazione obiettiva e rassicurante. Ma necessariamente gli uffici stampa devono abbracciare nuove competenze e strumenti, tra cui la data analysis, la gestione delle reputazioni online e la produzione di contenuti multimediali di qualità che diventeranno competenze sempre più fondamentali.
Un aspetto che non cambierà, tuttavia, è il ruolo nel costruire relazioni tra media, pubblico e azienda, al di là della specificità dei mezzi e attraverso cui questo dialogo potrà innescarsi ed evolversi.
Quanto abbiamo descritto fino a qui pone allora l’accento sul fatto che non si tratterà più di un lusso riservato alle grandi aziende, quanto piuttosto di una necessità improrogabile e imprescindibile affinchè un determinato brand possa avere la profonda comprensione del paesaggio mediatico circostante. E non solo, perché le odierne condizioni sulla facilità d’accesso alla produzione e fruizione dei contenuti mettono sempre più le aziende di fronte l’esigenza di fare luce sulla disinformazione e sulla ricerca della verità per qualsiasi brand che voglia farsi (bene) notare, mitigando quella impattante onda d’urto che è un mondo sovraffollato di informazioni.